衡阳师范学院档案查询报到证改派补办毕业证明书学位证明书

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学校地址:湖南省衡阳市雁峰区黄白路165号 邮编:421002

党政办公室联系电话:0734-3456789

档案查询利用、学生档案转递:0734-8484974

教务处学籍管理科电话:0734-8484908(东校区学术交流中心318室)

教务处综合科电话:0734-3456048(东校区学术交流中心321室)

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衡阳师范学院档案查询、档案补办、报到证改派、补办毕业证、补办学位证,如需要收费代办可联系我们,生为时®服务手机号(代办收费):18223022161

衡阳师范学院服务时间及联系方式

服务时间:

1.工作日:

周一至周四:9:00-11:30 14:30-17:00

周五:不开放,政治业务学习等

2.双休日、法定节假日:不开放

3.寒暑假另行通知

服务电话:

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档案征管指导:0734-8484192

服务地点:

衡阳师范学院西校区(衡阳市雁峰区黄白路165号)办公楼A01栋5楼

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衡阳师范学院学生个人档案利用服务

◆ 学生个人档案查(借)阅、提取利用业务办理指南

查(借)阅、提取利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业及其他异常情况。查(借)阅、提取利用的方式有两种:

1.外单位因公查(借)阅、提取利用的:经办人持本人有效身份证原件、复印件、《单位介绍信》,说明查(借)阅、提取内容及目的,到档案馆利用流通科做好登记手续,即可办理。

2.学校相关人员因工作需要查(借)阅、提取利用的:经办人持本人有效身份证复印件、所在教学院(部门)负责人签字盖章的《衡阳师范学院学生个人档案查(借)阅、提取利用批办表》(衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载),到档案馆利用流通科办理。

◆ 学生个人档案转递业务办理指南

学生个人档案转递分为应届学生个人档案转递、存放在校往届学生个人档案转递及退学学生档案转递,其办理指南分别为:

一、应届生的学生个人档案转递

1.集中转递:凡应届毕业生档案通常在七月中下旬集中转递,一般情况下用人单位在2-4周内即可收到档案。

2.自提档案:因特殊情况用人单位明确自提的,应届毕业生必须在当年六月底前向档案馆利用流通科预约提档时间,持本人有效身份证原件及复印件、毕业证复印件、《调档函》,到档案馆利用流通科提取档案。

二、存放在校往届的学生个人档案转递

按照上级有关规定,原则上学生个人档案要由学校统一寄递至档案存放单位。需要提取时,有以下两种方式:

1.本人提取档案的:

(1)2015届(含)以前毕业学生:

a.持《调档函》到学生工作处、计划财务处开具本人欠贷、欠费情况证明;

b.凭以上两个证明到招生与就业指导处就业科(东校区理科楼1,214室毕业生服务大厅,电话:8486651)开具《衡阳师范学院毕业生档案发放表》;

c.持以上所有材料,凭身份证原件及复印件到档案馆利用流通科办理提取手续后,由档案馆统一寄递。

(2)2016届以后毕业学生:

a.未开具《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》的学生:凭《调档函》到招生与就业指导处就业科(东校区理科楼1,214室毕业生服务大厅,电话:0734-8486651)开具《衡阳师范学院报到证办理告知书》,持有效身份证原件、复印件、毕业证复印件、《调档函》到档案馆利用流通科办理提取手续,由档案馆统一寄递。

b.已开具《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》或考上研的学生:持有效身份证原件、复印件、毕业证复印件及《调档函》到档案馆利用流通科办理提取手续,由档案馆统一寄递。

2.委托他人提取档案的:

除按照“本人提取档案的”相关手续办理外,还须提供:代办人本人有效身份证原件、复印件、毕业生本人亲笔签名的《授权委托书》(衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载),到档案馆利用流通科办理提取手续并统一寄递。

三、退学学生档案转递

1.本人办理转档:

学生在办理退学手续后,持本人有效身份证原件、复印件、退学文件及《调档函》,到档案馆利用流通科做好相应的登记手续,由档案馆统一寄递。

2.委托他人办理转档:

学生在办理退学手续后,由代办人持本人有效身份证原件、复印件、委托人有效身份证复印件、委托人亲笔签名的《授权委托书》(衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载)、退学文件及《调档函》,到档案馆利用流通科做好相应的登记手续,由档案馆统一寄递。

学生档案常见问题

一、学生档案常识问题

1.什么是学生个人档案?

答:学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况的文字记载材料,我们简称学生个人档案,它是个人经历的记录,也是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。

2.什么是学生学籍档案?

答:《学生档案常见问题》中所提到的学生学籍档案属于学校教学管理类档案,包括《新生高考录取表》《学生成绩册》及在校学生学籍变更材料等,它可以用于证明学生从入学到毕业的大学学习情况等。

3.“学生个人档案”与“人事档案”有什么关系?

答:学生在大学期间产生的“学生个人档案”只有转到具有人事档案管理权限的就业单位保管或隶属人事部门的人才交流中心办理人事代理,才能将“学生个人档案”转变成“人事档案”。因为具有人事档案管理权限的就业单位或人才交流中心,才具备人事部门授权的行政职能,如人事档案管理、职称资格考评等为毕业生的工作生活提供服务的职能;而学校档案馆不具备这些职能,只能起到单纯的档案保管作用。“学生个人档案”存放学校,永远停留在学生阶段,不会增添就业后新生成的档案材料,它无法办理像职称评定等与个人切身利益有关的一些手续,将直接导致档案材料的缺失和不完整。

4.学生个人档案里主要有什么材料?

答:主要有以下材料: 

高中阶段:高中及高考时所产生的材料
高中毕业生登记表
高考报名登记表
高考体检表
高考志愿表(入学考试各科成绩表)
其它材料

本科、专升本:本、专科学习期间所产生材料
高等学校学生(学籍)登记表
高中起点免费师范生定向就业协议书(仅限该类型的学生)
非西藏生源定向西藏就业协议书(仅限该类型的学生)
学年鉴定表
实习鉴定表
高等学校学习成绩登记表
各类资格证认定表(如教师资格认定表)
高等学校毕业生登记表
学位授予通知书
普通高等学校毕业生就业通知书(本科、专科学习毕业,教育厅出具的报到通知)
入团、党材料
入团志愿书、党员材料【加入共青团、中国共产党(入团志愿书、入党志愿书、申请书、自传、转正申请书)或民主党派的相应申请及组织审批材料】
奖、惩材料(在任何时期产生的奖励、惩处及解除材料)
婚姻情况登记表(仅限已婚学生填写)
入学体检表
其它材料(其它供组织人事部门参考材料)

硕士研究生学习期间所产生材料
攻读硕士学位研究生录取登记表
硕士学位研究生(学籍)登记表
攻读硕士研究生学习成绩表
毕业研究生登记表
硕士研究生学位授予通知书
普通高等学校毕业生就业通知书(硕士研究生学习毕业,教育厅出具的报到通知)
其它材料(其它供组织人事部门参考材料)

备注:
1.归档材料应当为原件(若一定要使用复印件,复印件必须加盖原文件单位公章和经办人签字)。
2.团员证、团组织介绍信、党组织介绍信不归入档案,其中在校期间学生党员材料由组织部管理,学生毕业前应归并到学生个人档案,进行统一寄递。

二、学生学籍档案查询利用常见问题

1.在档案馆查询利用的学生学籍档案复制件有法律效力吗?

答:在档案馆查询利用的学生学籍档案复制件加盖相关证明章后,与原件具有同等的法律效力。

2.学生到档案馆补办个人相关学籍材料需要哪些手续?

答:查询利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业(或转专业)情况。查询利用的方式有两种:

(1)本人查询利用的:本人持有效身份证原件及复印件,到档案馆利用流通科做好相应的登记手续,即可办理。

(2)委托他人查询利用的:代办人持本人有效身份证原件、复印件、委托人亲笔签名的《授权委托书》(衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载)及委托人有效身份证复印件,到档案馆利用流通科做好相应的登记手续,即可办理。

3.因公查询、提取利用学生学籍档案材料需要哪些手续?

答:查询、提取利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业(或转专业)情况。查询、提取利用的方式有两种:

(1)外单位因公查询、提取利用的:经办人持本人有效身份证原件、复印件、《单位介绍信》,说明查询、提取内容及目的,到档案馆利用流通科做好登记手续,即可办理。

(2)学校相关人员因工作需要查询、提取利用的:经办人持本人有效身份证原件、复印件,按规范要求填写《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》(衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载),到档案馆利用流通科说明查询、提取内容及目的,即可办理。

4.毕业生人事档案丢失,可到档案馆补办哪些材料?

答:可补办的材料有:《新生高考录取表》《学生成绩册》等。

5.毕业证书、学位证书丢失后,可到档案馆补办原件吗?

答:根据相关规定,毕业证书、学位证书丢失后,任何单位都不能补发原件。学生个人可到档案馆查询利用的档案有:《新生高考录取表》《学生成绩册》,持以上两个材料及《毕业生登记表》(本人档案存放单位调取)到教务处可开具学历证明或补办相应的证明书。

6.在校学生申请修改姓名、民族等相关学籍信息的,可到档案馆查询利用哪些档案?

答:学校相关部门可查询利用的档案有:《高考报名登记表》《新生高考录取表》。

7.学生办理出国留学手续,可到档案馆查询利用哪些档案?

答:学生个人可查询利用的档案有:《学生成绩册》。

8.利用者是否可以通过电话、邮件、传真等方式查档?

答:本馆不接受电话、邮件、传真等方式查档,利用者本人或委托人要按照相应手续到馆查档。

三、学生个人档案常见问题

1.学生个人档案能否个人保存?

答:学生个人档案不允许个人保存。

2.因公办理查(借)阅、提取利用学生个人档案需要哪些手续?

查(借)阅、提取利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业(或转专业)情况。查(借)阅、提取利用的方式有两种:

(1)外单位因公查(借)阅、提取利用的:经办人持本人有效身份证原件、复印件、《单位介绍信》,说明查(借)阅、提取内容及目的,到档案馆利用流通科做好登记手续,即可办理。

(2)学校相关人员因工作需要查(借)阅、提取利用的:经办人持本人有效身份证复印件、所在教学院(部门)负责人签字盖章的《衡阳师范学院学生个人档案查(借)阅、提取利用批办表》(衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载),到档案馆利用流通科办理。

3.学生个人档案能否由自己携带?

答:根据相关规定,学生个人档案原则上不得由本人携带,由档案馆统一进行寄递。

4.应届生的学生个人档案何时转递?

答:(1)集中转递:凡应届毕业生档案通常在当年七月中下旬集中转递,一般情况下用人单位在2-4周内即可收到档案。

(2)自提档案:因特殊情况用人单位明确自提的,应届毕业生必须在当年六月底前向档案馆利用流通科预约提档时间,持本人有效身份证原件及复印件、毕业证复印件、《调档函》,到档案馆利用流通科提取档案。

5.学生去哪里开具《调档函》?

答:学生可到接收单位(或上级主管部门)、或者人才交流服务中心开具。

6.存放在校往届生的学生个人档案如何转递?

答:按照上级有关规定,原则上学生个人档案要由学校统一转递至档案存放单位。若确有特殊情况,少数学生个人档案存放在学校,需要提取时,有以下两种方式:

(1)本人提取档案的:

①2015届(含)以前毕业学生:

a.持《调档函》到学生工作处、计划财务处开具本人欠贷、欠费情况证明;

b.凭以上两个证明到招生与就业指导处就业科(东校区理科楼1,214室毕业生服务大厅,电话:0734-8486651)开具《衡阳师范学院毕业生档案发放表》;

c.持以上所有材料,凭身份证原件及复印件到档案馆利用流通科办理提取手续后,由档案馆统一寄递。

②2016届以后毕业学生:

a.未开具《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》的学生:凭《调档函》到招生与就业指导处就业科(东校区理科楼1,214室毕业生服务大厅,电话:8486651)开具《衡阳师范学院报到证办理告知书》,持有效身份证原件、复印件、毕业证复印件、《调档函》到档案馆利用流通科办理提取手续,由档案馆统一寄递。

b.已开具《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》或考上研的学生:持有效身份证原件、复印件、毕业证复印件及《调档函》到档案馆利用流通科办理提取手续,由档案馆统一寄递。

(2)委托他人提取档案的:

除按照“(1)本人提取档案的:”相关手续办理外,还须提供:代办人本人有效身份证原件、复印件、毕业生本人亲笔签名的《授权委托书》(衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载),到档案馆利用流通科办理提取手续并统一寄递。

7.退学学生个人转档,需要办理哪些手续?

答:(1)本人办理转档:学生在办理退学手续后,持本人有效身份证原件、复印件、退学文件及《调档函》,到档案馆利用流通科做好相应的登记手续,由档案馆统一寄递。

(2)委托他人办理转档:学生在办理退学手续后,由代办人持本人有效身份证原件、复印件、委托人有效身份证复印件、委托人亲笔签名的《授权委托书》(衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载)、退学文件及《调档函》,到档案馆利用流通科做好相应的登记手续,由档案馆统一寄递。

8.学生个人档案转递的方式有哪些?

答:学生个人档案以EMS邮政快件方式转递到派遣单位。

9.学生个人档案去向如何查询?

答:登陆衡阳师范学院档案馆网站首页,点击“服务指南”中的“学生个人档案去向查询服务”,按提示要求操作即可查询档案去向。

衡阳师范学院普通全日制毕业生补办毕业证明书、学士学位证明书规定

根据《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号)、《学位证书和学位授予信息管理办法》(学位[2015]18号)文件精神,学历证书和学位证书遗失或者损坏,经本人申请,学校核实后出具相应的证明书。证明书与原证书具有同等效力。

一、补办证明书范畴:

1.普通全日制本科(专科)毕业证书遗失后可补办毕业证明书;

2.普通全日制本科学士学位证书遗失后可补办学士学位证明书。

二、办理时间:工作日上午8:30—12:10,下午2:30—5:40。

三、办理部门:衡阳师范学院教务处学籍管理科(行政楼318室),联系电话:0734-8484908。

四、办理流程:

(一)申请补办应提供的材料

1.刊载证书挂失声明的报纸原件一份。证书挂失要求:在地市(州)级以上报纸登载证书遗失声明,内容主要包括:姓名,毕业学校,毕业(学位)证书编号。

2.本人身份证原件及身份证正反面复印件一份。

3.本人小两寸免冠彩照二张及同版电子档一份。

4.如本人不能来校办理的,可以委托他人办理。被委托人须持本人身份证原件及身份证正反面复印件一份、委托书,并携带上述材料办理。

(二)填写《衡阳师范学院普通全日制毕业生补办毕业(学士学位)证明书登记表》(见附件1,附件2)。

(三)核实补办证书,当场办结。

附件含:衡阳师范学院普通全日制毕业生补办毕业证明书登记表、衡阳师范学院普通全日制毕业生补办学士学位证明书登记表

衡阳师范学院教务处

2018年11月16日

衡阳师范学院继续教育学院办理毕业证明书注意事项

一、办理《办理毕业证明书》要上交的材料

1、毕业证书复印件;

2、毕业证书挂失报纸原件;

3、身份证复印件;

4、二寸纸质蓝底彩照二张及同底电子照片;

5、填写《毕业证明书办理登记表》(见附表1)。

二、具体办理流程见附表2。

三、毕业证明书办理和领取时间:

1、上半年5月底前收取材料,6月份办理,7月初领取;

2、下半年11月底前收取材料,12月份办理,次年元月初领取;

3、其它时间不予办理。

衡阳师范学院继续教育学院学籍档案材料补办注意事项

请带好身份证和学历证书原件、复印件以备查询核实身份。

一、补办内容及办理部门

1.成教招生考试登记表(录取表)——–学校档案馆查询;

2.学生成绩单——-档案馆查询;若无,则继续教育学院函授科开具成绩证明;

3.毕业生登记表——-继续教育学院函授科补办。

二、各部门联系方式

1.学校档案馆电话:0734-8484192 ,0734-8484974 。

地址:衡阳市雁峰区黄白路165号,衡阳师范学院老校区办公楼

2.继续教育学院函授科电话:0734-8484672 。

地址:衡阳市珠晖区衡花路16号,衡阳师范学院新校区外语楼南106室。

继续教育学院函授科科长陈老师邮箱:652778208@qq.com 。

衡阳师范学院继续教育学院学历勘误办理注意事项

一、受理范围

受理范围仅限于在校期间按相关规定已经办理公民主项信息或学籍信息变更手续,确因工作失误在平台上没有变更而造成证书与学历信息不一致的情况。

二、受理时间

鉴于勘误只是对于工作失误的补救行为,因此不作为常态工作开展。勘误时间集中在每年一月和九月收集材料并修改。

三、勘误流程

学生或学校申请——学校审核——平台上申请——提交材料——省级审核

四、材料

(一)2001年以后学历勘误材料

1.学生申请原件

2.学校申请表原件(平台),需加盖学校公章

3.加盖发证单位公章的正确学历证书复印件(原件信息错误的需先换发学历证书)

4.其他证明材料

(1)专业错误。需提供该生转专业的正式文件,以及该生在校学习期间所有科目的成绩单,以及他所在班级2-3门专业必修课程成绩单,加盖教务处或成教部公章。专升本、音体美等特殊类专业学生不能转专业学习,其申请不予受理。

(2)身份证号或出生年月日错误。需提供录简表、毕业生名册、公安部门相关证明。非在校期间更改身份证号的,一概不予受理。

(3)姓名。需提供录简表、毕业生名册、公安部门相关证明。非在校期间更改姓名的,一概不予受理。

(4)性别。需提供录简表、毕业生名册、公安部门相关证明。

(5)学习形式、学制、入学日期、毕业日期。需提供录简表、修改相关文件或其他证明材料。

(6)毕业证编号。需提供错误与更正后的毕业证书复印件、毕业生名册以及学籍部门的情况说明,加盖教务处或成教部公章。

(二)十年回登学历勘误材料

1.学校申请学历勘误的公文(附名单)

2.学校申请表原件(平台)

3.原始档案材料原件及复印件

五、审核依据及标准

(一)身份信息勘误的审核依据为身份证、户口簿以及县级公安部门出具的相关证明材料。

(二)学历信息勘误的审核依据为招生部门的录简表或平台录取数据,学籍变更的相关文件,毕业名册或毕业生登记表。

(三)违反学籍学历管理规定办理的学历证书一律不予承认。

六、联系人及联系方式

衡阳师范学院继续教育学院函授科科长陈老师电话:0734-8486672,邮箱:652778208@qq.com。

邮寄地址:湖南省衡阳市珠晖区衡花路16号 衡阳师范学院新校区外语楼南106室。

衡阳师范学院档案查询、档案补办、报到证改派、补办毕业证、补办学位证,如需要收费代办可联系我们,生为时®服务手机号(代办收费):18223022161

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