湖南城市学院档案查询报到证改派补办毕业证明书学位证明书

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学校地址:湖南省益阳市迎宾东路518号 邮编:413002

党政办公室联系电话:0737-6353036

档案馆联系电话:0737-6350426
毕业生档案电话:0737-6111806
档案馆办公室:新办公楼427室

教务处综合科:0737-6353016(办公楼128室)

学籍管理与考试中心:0737-6353086(信息楼110、112)

学生工作处综合科:0737-6353018(二办508)

研究生处电话:0737-6353298

继续教育学院办公室:0737-4629020

学历中心:0737-4628115

培训中心:0737-4629199

招生就业科:0737-6353168(第二行政办公楼三楼304#)

湖南城市学院档案查询、档案补办、报到证改派、补办毕业证,如需要收费代办可联系我们, 生为时®服务手机号(代办收费):18223022161

湖南城市学院档案馆对外服务项目及内容

1、为本校教学、科研、管理等部门提供各种档案需求服务。

2、为本校广大师生提供学校历年所发各种文件的查阅服务。

3、为各位校友、毕业生就业、升学、出国留学、移民、境外就业等出具证明及提供相关学籍档案材料;为补办学历、学位证书出具相关学籍档案材料等服务。

4、为社会各界提供查证我校毕业生的学历、学位和其它在校情况的服务。

5、提供其他档案利用的相关服务。

6、代管暂未就业的我校毕业生个人档案。

7、根据毕业生就业需要,按上级规定及时转递毕业生档案。

湖南城市学院档案服务指南

一、学历认证

1.来我馆核实学历/学位的个人,需携带本人有效身份证及本人学历/学位证书清晰复印件,办理相应登记手续,进行认证;若委托他人办理,除以上材料还需代办者出示本人身份证及当事人的授权委托书。

2.来我馆核实学历/学位的单位,须持单位介绍信、来办人员有效身份证及需开具证明材料人学历/学位证书清晰复印件,办理相应登记手续,进行认证。

二、学籍证明材料办理

1.办理者须出示本人有效证件,代办人除出示本人有效证件外,还应出示委托人的授权委托书及委托人身份证、学历学位证复印件。

2.档案馆不提供学籍材料翻译服务,由学生在档案馆复印原始学籍材料后,根据档案馆提供原始学籍材料自行翻译,由公证机关对英文材料的真伪进行公证(注:档案馆不对翻译材料提供核实盖章服务)。

三、学历学位证补办

档案馆不能直接补办相关毕业证明,但在补办学历学位证之前,可申请复印新生录取表及毕业生名册,到相应部门办理,统招本科生到教务处学籍科补办,成教自考生到学校继续教育学院办理。

四、校内公务查档

校内公务查档仅限校内公共事务查询,需要事先在档案馆网站下载《查(借)阅档案呈报表》,按规定填好相关查阅事项,由部门第一负责人或处室主管领导签字,加盖单位公章并经档案馆领导审批后方可按公务查档方式查阅。

五、会计档案查阅

1.查阅已经移交档案馆的会计档案须首先在财务处获取所查会计凭证的凭证号,并在相应会计凭证号清单上加盖财务处凭证号提供科室公章。

2.查阅有关本人的会计档案,须持加盖财务处公章的凭证号清单及个人有效身份证件查阅。

3.查阅本单位会计档案须持加盖本单位公章并经单位负责人签字同意的《查(借)阅档案呈报表》,并提供人个有效证件进行查阅。

4.除党政办、审计处、监察处、财务处、出于审计、取证等需要可以查阅其他部门会计档案外,其他部门只能查阅本部门的会计档案。

5.上级有关部门出于审计、取证等需要查阅会计档案,须经校长或学校财务主管领导批准,并出示单位介绍信及查阅人有效身份证件。

6.会计档案一般不得借出,如有特殊需要,须持加盖本单位公章并经校长签字同意的《查(借)阅档案呈报表》。会计档案只允许在档案馆指定阅览范围内查阅,不得翻阅与所查内容无关的档案,凡不宜公开内容的案卷资料不得随意传播和扩散,未经批准,不得私自摘抄、复印、拍摄、传阅。

六、档案外借

馆藏档案原则上限在馆内查阅,不得借出,如特殊需要借出,本校人员凭所在单位(盖有公章)证明,填写《湖南城市学院档案借出审批单》,须经校长批准。借出档案按期归还,每次借出档案不超过5卷(件),借期不超过一周,如需延长借用时间,应另办理续借手续。借出档案不得转借、丢失、损坏,违者根据相关规定进行处罚。

湖南城市学院办公室

2015年3月25日

湖南城市学院档案馆服务方式

1、直接到档案馆查阅档案。

档案馆地址:湖南城市学院新校区新办公楼425、427室。

2、电话、传真、来函查询。

联系电话:0737-6350426

传真:0737-6111806

湖南城市学院毕业生利用学籍档案材料须知

1、利用者出示本人有效身份证件或单位介绍信;代别人办理者,需提供委托人的委托书(授权书)和身份证复印件。

2、向档案工作人员说明利用目的、用途,办理相关档案利用登记手续。

3、档案馆根据利用需求查档。

4、凡办理出国留学、移民等对外联系的学籍成绩、学历、学位等有关证明材料,档案馆不承担翻译工作,自行翻译后档案馆经核对情况属实者,档案馆同意盖章。

档案馆联系电话:0737-6350426

湖南城市学院学生入学登记表

湖南城市学院毕业后学生办理人事档案常见问题解答

问题一:人事档案在学校可以保留多久?

答:毕业生离校后,档案免费在校保管两年。   

问题二:到校办理人事档案调动需要带什么东西?

答:如果本人办理,只需要带报到证或者调档函和身份证;如果委托他人办理,除需要带调档函以外,还要委托人撰写的委托书和委托人身份证复印件,被委托人带身份证原件;如果发传真办理,需要把调档函和身份证复印件一起传真过来。

注:档案调动原则上不能由个人携带必须由档案馆统一邮寄所以在办理档案调动时一定要提供准确的档案邮寄地址、单位、接收人及联系电话和本人班级、学号、联系电话。委托学校邮寄档案后,如有未收到档案的,请来电联系我处,超过六十个工作日未核实者,需自己承担相应责任。  

问题三:调档函在哪里办?

答:调档函由国有企、事业单位的人事部门出具,如果单位不具备保管人事档案能力的,则可以由个人所在地人才服务中心出具。 

问题四:毕业以后的学生档案是不是都在学校档案馆保存?

答:不是的。如果毕业时办理了派遣证或者生源地报到证的,学校就会按要求把档案邮寄到相应的单位或者生源地的教育局,这些档案不会在学校继续保管;如果毕业时没有办理任何档案调动手续的,档案就会由档案馆统一保管。

注:档案馆是2010年5月接手管理毕业生档案的,目前只保存有2008至2014届毕业生档案,以前的毕业生档案招生就业处已按照学校保存两年,超过两年打回生源地的办法处理。从2010年开始,档案馆可以对超过两年的毕业生档案继续托管。

问题六:档案托管与人才服务中心人事代理有什么不同?

答:人才服务中心人事代理可以办理职称、计算工龄、交养老保险等事宜。人才服务中心人事代理适合已确定工作单位的毕业生。

托管,分学校托管、生源地教育局托管、省大中专就业指导中心托管。学校托管无任何手续,适应于未明确在哪里就业的毕业生。生源地托管,适应于已办好报到证在生源地就业的毕业生。省中心托管需与省中心签订托管合同,同时办理报到证,改办报到证时较麻烦。  

问题六:办理档案调动和办理报到证是不是一起的?

答:不是。档案馆只负责档案的相关事宜,报到证办理相关事宜请联系学校招生就业处。招生就业处联系电话:0737-6355818。

问题七:授权委托书要包含哪些内容?

答:授权委托书要写上委托人姓名、性别、出生年月、籍贯、就读时间、就读学院、就读专业、毕业时间、有无学位、被委托人姓名及其委托事宜、委托人亲笔签名及委托人身份证复印件等。  

问题八:第一批毕业生档案什么时间寄出?

答:凡是办了报到证,去国有企事业单位工作或回生源地就业或委托省市各人才交流中心托管档案的学生,或考研后调档函已交到档案馆的学生,档案大约在本年7月下旬寄出。私企没有档案保管能力,先不寄档案,待落实了正式单位或委托人才市场托管,给我们来了调档函后才能寄档案。

问题十:档案馆的传真、联系电话、网址?

传真:0737-6111806

电话:0737-6111806

网址:http://dag.hncu.net

湖南城市学院毕业生调档须知

一、应届毕业生调档

1、凡是选择就业或档案回生源地的应届毕业生,离校前如果在招生就业处已办了报到证并提供了准确、详细的档案邮寄地址、档案接收人或接收部门并有联系电话的,档案馆会于每年7月中下旬,按提供信息准时邮寄毕业生档案。毕业生只须到接收单位核实档案接收情况就行。

2、考上了研究生的应届毕业生,请在调档函上注明档案接收单位的接收人或部门的联系电话、本人院系、班级、学号、联系电话后交院系政治辅导员,统一上交档案馆,档案馆会于每年7月中下旬或8月下旬,按提供信息准时邮寄档案。毕业生只须到接收单位核实档案接收情况就行。

3、其他应届毕业生调档,须落实档案接收单位后,办理好调档函,并在调档函上注明档案接收单位的接收人或部门的联系电话、本人的班级、学号、专业、联系电话连同本人身份证复印件一起寄往我馆或原件扫描后发档案馆工作人员邮箱,审查通过后,一周内邮寄档案。毕业生只须到接收单位核实档案接收情况就行。

二、往届毕业生调档

1、档案馆能负责2008年至今未调走的毕业档案办理,2003-2007年毕业生档案只能查询档案去向。

2、调档程序:如果本人办理,只需带报到证或调档函和身份证;如果委托他人办理,除需带调档函外,还需有委托人的委托书、身份证复印件,被委托人带身份证原件;如果远程办理,需在调档函上注明本人的班级、学号、专业、联系电话连同本人身份证原件一起扫描后发档案馆工作人员邮箱,审查通过后,一周内邮寄档案。毕业生只须到接收单位核实档案接收情况就行。

三、注意事项:

1、档案调动原则上不能由个人携带必须由档案馆统一邮寄,所以在办理档案调动时一定要提供准确的档案邮寄地址、单位、接收人及联系电话和本人班级、学号、联系电话。

2、档案寄出后,毕业生必须在六十个工作日内核实单位档案接收情况。如有特殊情况请及时来电联系,超过六十个工作日未核实者,需自己承担相应责任。

3、档案馆毕业生档案室联系电话: 0737-6111806

湖南城市学院档案馆

2016年2月26日

湖南城市学院补办毕业证明书

1.发现毕业证遗失或毁损后,申请人本人填写《湖南城市学院补办毕业证明书申请表》并提交相关附件材料→教务处分管领导审核签字(一办 126 室)→学校分管副校长审核签字→携带申请表、附件材料、2 张 2 寸近期蓝底免冠(含同底电子版)证件照到学籍科(创新创业楼112 室)办理。

2.每年的 4 月、10 月受理材料;

3.经过审核符合办理毕业证明书条件后,5 月、11 月来校领取毕业证明书。

4.毕业证明书原则上由本人亲自办理。如确有困难,需委托他人办理者,需提供委托书和双方的身份证复印件。

5.毕业证明书与毕业证书具有等同法律效力。

自考毕业证书、毕业生登记表(档案)遗失补办流程

依据《高等教育自学考试暂行条例》(国发〔1988〕15号)、《中华人民共和国行政许可法》、《湖南省行政程序规定》、湖南省高等教育自学考试委员会关于印发《湖南省高等教育自学考试考籍管理工作细则》的通知等相关文件规定,对补办毕业证明书和毕业生登记表证明书做出以下规定。

一、查询方式:湖南高等教育自学考试自助服务系统(以下简称自助服务系统)http://zikao.hneao.cn/net/查询。

二、办理时间:

省自考办集中受理时间为考生缴费后3至5个工作日(不包括及高校审核时间及主考院校盖章时间)。

三、办理流程:

1.网上申请:2006年之后毕业的考生直接登录自助服务系统填写“补办毕业证申请单”并提交主考学校进行审核(2006年之前的考生请携带相关材料到主考院校申请,由主考院校进行网上提交)。

2.网上缴费:自助服务系统显示主考学校审核和省自考处考籍管理人员初审通过后,考生进行网上支付(收费180元,依据湘价教〔2013〕9号文件)。2006年之前毕业的考生,可到湖南省教育考试院考籍管理人员112办公室(地址:长沙市岳麓区潇湘中路271号)开单后到财务室(232)现场缴费办理。

3.查询领取:网上支付成功后,如果查询审核状态是“自考处终审通过”,则可以在此界面打印《回执单》并准备好材料到湖南省教育考试院112办公室领取。咨询预约电话:0731-88090245

四、相关材料

(1)毕业证书原件遗失:

a.请在市(州)级以上公开发行的报刊刊登的遗失启事,并携带刊报的原件;

b.携带毕业生登记表原件(有人事部门档案专用公章的复印件也可以),留存复印件;

c.提供免冠寸照一张;

d.出示有效证件,需要验证原件,留存复印件;

(2)毕业生登记表(档案)遗失:

a.携带毕业证原件(留存复印件);

b.2006年之前毕业的考生请让主考院校工作人员帮忙复印毕业生花名册(也可以到主考院校的档案馆复印);

c.提供免冠寸照一张;

d.出示有效证件,需要验证原件,留存复印件;

(3)毕业证书原件及毕业生登记表(档案)均遗失:

a.请在市(州)级以上公开发行的报刊刊登的遗失启事,并携带刊报的原件;

b.携带毕业证、毕业生登记表的相关复印件;

c.提供免冠寸照两张;

d.出示有效证件,需要验证原件,留存复印件;

(4)委托他人代办需要出具亲笔签字的委托书原件和被委托人有效证件原件留存复印件;

湖南城市学院毕业生办理报到证流程

为方便择业期内(毕业两年内)毕业生离校后办理报到证,结合湖南省就业指导中心要求,请参照以下办理:

一、办理类型

1.初次办理

①办理回原籍(回生源地)的,需提供回生源地申请书;

②办理到单位的,需提供单位的协议书(合同、接收函等均可)原件。

2.改派

①由原单位改派到新单位的,需原单位的解约函(或者离职证明;回生源地的不需要)、原报到证蓝白两联(蓝联自存或者单位保管,白联留存在档案里)、新单位的协议书(合同、接收函等均可)原件,填写改派申请表;

②由原单位改回生源地的,需原单位的解约函(离职证明)、原报到证蓝白两联、回生源地申请书,填写改派申请表;

③由生源地(或人才市场托管)改到单位的,需要原报到证蓝白两联(毕业超过1年的,需要当地教育局主管部门在报到证上签署“同意改派”,并盖章)、新单位的协议书(合同、接收函等均可)原件,填写改派申请表。

④由原单位或生源地改派到人才市场的,请参考“4.档案托管到人才市场”准备材料。

3.遗失补办

从2021年2月1日起,我省普通高校毕业生补办《就业报到证》或遗失证明的材料为:毕业生本人的毕业证书、身份证和《补办申请表》。《补办申请表》由申请人本人填写,并需要经学校毕业生就业工作部门或《就业报到证》开往单位的签署补办意见。

不再需要提供刊登遗失报到证声明作废的报纸。

申请人可以来省就业指导中心业务大厅,也可以通过湖南政务服务网申请补办。

4.档案托管到人才市场

 ①若为生源地的人才市场,需提供人才市场的商调函;

 ②若非生源地人才市场,除商调函外,还需提供与人才市场处于同一县市的单位的协议书(合同、接收函等均可)。

二、办理流程

1.现场办理

除提供以上(办理类型中所提及)材料外,还需提供毕业证和身份证复印件。如委托他人办理,须提供委托书。

毕业生带齐所需材料,来学校招生就业处开具介绍信,再去湖南省就业指导中心(介绍信上附有详细地址)领取报到证。

2.网上办理

登录“湖南省教育政务网”的“服务”栏目,按照要求上传相关材料后及时联系学校招生就业进行审核(改派和遗失补办的,须将材料先发送到jy@hncu.edu.cn进行初审,初审合格后会收到签字盖章的相关表格扫描件,再在“湖南省教育政务网”的“服务”栏目线上传材料)。

湖南省教育政务网网址:http://zwfw-new.hunan.gov.cn/onething/service/serviceguidecklist.jsp?approve_id=2781&type=xndtbm&areacode=439900000000

三、其他相关说明

2018届及之前的,已经由学校统一办理好“回生源地自主择业”报到证,可到学校招生就业处领取。

学校招生就业处设第二办公楼304,联系电话:0737-6353168。

档案事宜请联系学校档案馆,设第二办公楼519,联系电话:0737-6111806。

湖南城市学院招生就业处

2020年9月

湖南城市学院档案查询、档案补办、报到证改派、补办毕业证,如需要收费代办可联系我们, 生为时®服务手机号(代办收费):18223022161

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